¿Qué es Trello? Así puedes utilizarlo en la gestión de proyectos

por | Sep 30, 2022 | Proyectos digitales

Si tuviera que crear un Top 10 con las herramientas de productividad más útiles del momento, Trello ocuparía, sin duda, una de las primeras posiciones. Y es que pocas apps permiten llevar la gestión de proyectos de una forma tan sencilla y visual como Trello. Y no solo proyectos a nivel corporativo, pues esta también es una herramienta muy útil para lidiar con la organización de la vida personal. Gracias a su sistema de boards basado en el método Kanban, Trello posibilita el manejo de las diferentes tareas y equipos de un solo vistazo. ¿Aún no sabes qué es Trello y cómo sacarle el máximo partido? ¡Sigue leyendo! Aquí tienes todo lo que necesitas saber de esta útil herramienta.

¿Qué es Trello y por qué es tan útil en la gestión de proyectos?

Imagina un mundo sin dispositivos. ¿Cómo organizarías las tareas de tus proyectos? Seguramente una de las primeras opciones que te vengan a la mente sea la de crear un gran tablero, dividido por columnas, cada una de ellas correspondiente con un proyecto en particular. Desde ahí, es probable que hagas listas, especificando qué tareas hay que hacer, cuáles están en curso y cuáles se han finalizado. Por supuesto, todo esto lo harás con post-its, pues las tareas se irán moviendo de un lado a otro a medida que se vayan cumpliendo.

¿Y las personas encargadas de cada una? Es importante conocer en todo momento quién es el responsable de cada tarea en particular, por lo que lo ideal será crear un código de menciones, ¿cierto? Pues, todo esto y mucho más es, precisamente, lo que puedes hacer con Trello, añadiendo, además, la posibilidad de hacer búsquedas rápidas, editar colores en las diferentes listas, adjuntar archivos, establecer fechas límite y un largo etcétera.

¿Cómo se usa Trello?

Trello es muy fácil de usar. Al entrar, verás un tablero muy grande en azul. Ahí crearás listas en diversas columnas y a cada lista le irás añadiendo tarjetas. Quédate con esto: cada lista se corresponde con una sección. Puede ser un proyecto o, como ves en la imagen, la división entre tareas por hacer, en proceso y hechas, dependiendo del uso que quieras darle a la herramienta. Las tarjetas se corresponden con una tarea en particular.

Ten en cuenta que cada una de las secciones que creas en Trello se puede mover, por lo que siempre podrás arrastrar la lista entera de un lado a otro o tan solo las tarjetas que te interese desplazar. Crearás tu tablero según tus propias necesidades e irás moviendo las diferentes secciones según lo necesites. ¿Quieres hacerlo aún más visual? Trello también te ofrece la posibilidad de asignar diferentes colores a cada tarjeta en particular.

Al hacer clic en una tarjeta, verás diferentes secciones. Desde aquí, puedes mencionar a las personas encargadas de esa tarea, establecer etiquetas, crear checklists dentro de cada una de ellas en particular, marcar fechas límite, añadir imágenes o archivos e, incluso, interaccionar con otros miembros mediante comentarios en la sección de Actividad. Esta asignación de tareas también se puede hacer de forma sencilla desplazando el avatar de la persona a la tarjeta en concreto en la pantalla principal del tablero.

Cada vez que hay un cambio, todas las personas involucradas reciben una notificación. Si tu equipo no es muy grande y no vas a utilizar una gran cantidad de espacio, la versión gratuita será más que suficiente para ti. En caso contrario, siempre puedes valorar la opción Gold. ¿Te quedan dudas? En YouTube encontrarás muchos tutoriales interesantes, como esta guía de Trello en español.

¿Cómo sacarle partido a Trello en la gestión de contenidos y redes sociales?

Gracias a la organización que ofrece Trello, esta resulta una herramienta ideal para el marketing de contenidos y la gestión de redes sociales de nuestros proyectos. Así, esta app nos será de gran ayuda, entre otras utilidades para tareas como las siguientes.

Usar Trello para hacer brainstorming

Teniendo en cuenta que los diferentes miembros pueden colaborar, una de las listas de Trello puede estar destinada a la lluvia de ideas. En el título especificaremos de qué proyecto se trata. Por ejemplo: casa rural en la costa – verano. A partir de ahí, los diferentes usuarios pueden establecer ideas de posts relacionados con este tema. Ejemplo: una tarjeta puede poner por qué elegir una casa rural para pasar las vacaciones y otra 5 actividades al aire libre en la costa gallega.

Organizar el desarrollo de los proyectos con Trello

Como las diferentes notas del tablero se pueden mover, es fácil que una propuesta de la sección de brainstorming pase a convertirse en una tarea en curso. Si tenemos un equipo de redactores al que le establecemos una fecha límite en la creación de contenidos de esa casa rural, cada uno de ellos podría empezar a trabajar en un post en el que lo mencionáramos o, incluso, asignarse la tarea a sí mismo y pasar la tarjeta de esa idea a la sección de tareas en curso.

De este modo, todos sabríamos que ya se está trabajando en esa propuesta en concreto. Así, evitaremos repeticiones y podremos ver de un único vistazo como va avanzando el proyecto. Una vez acaben el post, moverán de nuevo la tarjeta correspondiente a la sección de tareas finalizadas. Para facilitarle la vida a las personas que trabajarán después con ese contenido, pueden enlazarlo con Google Drive o adjuntar el archivo directamente a la tarjeta mediante las funciones de Trello.

Trello para programar la publicación de tus contenidos

Si en nuestro equipo contamos con un community manager que tiene que publicar los contenidos que los redactores van creando en las redes, para ellos también será muy fácil llevar esta gestión con Trello. Así, por ejemplo, una vez vean que un post está terminado en la sección de tareas finalizadas, accederán al post en cuestión y extraerán de él lo que necesiten para publicar en las redes.

Para un mismo contenido podrán, incluso crear diversas listas en las que establezcan los diferentes tipos de redes en las que quieren publicar. Aquí hasta cuentan con la posibilidad de añadir notas con respecto al target y, por supuesto, de programar cuándo se harán las publicaciones en las fechas que estimen oportunas mediante la función de establecer fecha límite. Una vez publiquen una propuesta, simplemente tendrán que marcar la tarea como realizada en el checklist que ofrece la propia app.

Como ves, Trello es una herramienta de gran utilidad en la gestión de todo tipo de proyectos, incluso si te dedicas a la creación de contenidos o al community management. ¿Y tú? ¿Ya usas Trello para la gestión de proyectos? 😉

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